KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu ve iletişim

Bu internet sitesi Kare Akademi markasını kullanır. Sitenin alt bilgisinde “Kare Akademi İş Güvenliği Eğitimi A.Ş.” unvanı yer alır. Yayın öncesi teyit: Formların amaç ve araçlarını belirleyen tüzel kişinin tam ticaret unvanı ile resmî başvuru adresi sicil belgesiyle eşleştirilecektir.

İşlenen kişisel veriler

Eğitim ön başvurusu

Seçtiğiniz program, adınız ve soyadınız, telefonunuz, e-posta adresiniz, başvuru iliniz ve yazarsanız mesajınız kayda alınır. Başvuru ili, formda seçtiğiniz ildir.

Geri arama ve iletişim talepleri

Geri arama için ad soyad ve telefon numarası alınır. İletişim formunda ayrıca e-posta adresi, seçtiğiniz konu ve mesajınız bulunur. Serbest metin alanında talebiniz için gereken bilgiler yeterlidir. Sağlık raporu veya kimlik belgesi göndermeniz gerekmez.

İşlem ve görüşme kayıtları

Formun kaynağı, sayfa yolu, zaman, kayıt numarası, IP adresi ve tarayıcının bildirdiği istemci bilgisi başvuruyla ilişkilendirilebilir. Başvuru yönetiminde durum, görüşme tarihi, danışmanın notu ve e-posta bildiriminin gönderim durumu tutulabilir.

İşleme amaçları

Program tercihi doğru eğitim hakkında bilgi verebilmek, iletişim bilgileri seçtiğiniz kanaldan sorunuza yanıt vermek veya istediğiniz aramayı yapmak için kullanılır. Danışmanlar görüşmelerin devamını takip etmek için kaydın durumunu ve görüşme notunu kullanır. Teknik kayıtlar yinelenen isteklerin ve gönderim sorunlarının incelenmesine, kayıt tarihleri ve durumlar başvuru raporlarının hazırlanmasına hizmet eder.

Ticari elektronik iletiler

Tanıtım için onay gereken durumlarda, onay ayrı ve isteğe bağlı olarak alınır. Bilgi talebinize yanıt verilmesi ile tanıtım amaçlı ileti gönderilmesi ayrı işlemlerdir. Bu metni görüntülemek veya bir kurs hakkında soru sormak pazarlama izni oluşturmaz.

Hukuki sebepler

Taslakta aşağıdaki eşleştirme önerilmektedir. Kurum, her faaliyet için gerekliliği ve fiilî kullanımını yayın öncesinde doğrulamalıdır.

• Bir eğitim sözleşmesinin kurulması için tarafınızdan istenen ön işlemlerde yalnızca bu işlemler için gerekli veriler bakımından m.5/2-c değerlendirilebilir.
• Genel soruların cevaplanması, geri arama takibi, teknik güvenlik ve raporlama için m.5/2-f ancak işlemenin zorunluluğu ve ilgili kişinin haklarıyla denge belgelenirse uygulanabilir. Her alan ve kullanım ayrı değerlendirilir.
• KVKK kapsamındaki başvuruların mevzuata uygun yanıtlanması için gerekli veriler m.5/2-ç kapsamında işlenebilir. Somut bir uyuşmazlıkta hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için gerekli kayıtlar m.5/2-e kapsamında değerlendirilebilir.

Toplama yöntemleri

Bilgileri doğrudan web formuna girersiniz. Form gönderildiğinde site bilgileri elektronik ortamda alır, başvuru yönetim sistemine (CRM) kaydeder ve kurumsal adrese bildirim gönderir. Telefon veya e-posta görüşmenizde verdiğiniz ek bilgiler bir başvuru kaydıyla ilişkilendirilebilir. Form alanları otomatik olarak, görüşme bilgileri ise kayıt sisteminin parçası olarak elle toplanabilir. Görüşme tarihi, notlar ve durum değişiklikleri yetkili kullanıcı tarafından sonradan eklenebilir.

Alıcılar ve aktarım amaçları

Barındırma hizmeti, formun çalışması ve CRM kayıtlarının saklanması için kullanılır. Bildirimler Yandex e-posta hizmeti üzerinden yalnızca bilgi@kareakademi.com.tr adresine gönderilir. Bildirim formda paylaşılan iletişim bilgilerini, eğitim veya konu seçimini, varsa mesajı ve ilgili CRM kaydının bağlantısını içerebilir. Paneldeki iç görüşme notları bildirim gövdesinden ayrılır.

Yetkili danışmanlar kayıtları görevleri kapsamında kullanır. Yetkili bir kamu kurumu veya adli makam hukuka uygun bir talepte bulunduğunda, talebin kapsamındaki bilgiler ilgili makama iletilebilir.

WhatsApp üzerinden iletişim kurmayı seçtiğinizde ilgili hizmet açılır. İletişim sayfasındaki Google haritası ve temanın dış kaynaklardan yüklediği yazı tipi ve stil dosyaları için tarayıcınız sağlayıcılara bağlantı kurabilir. Bu bağlantılar IP adresi ve istemci bilgisi içerebilir. Teyit: Barındırma, e-posta ve diğer sağlayıcıların sözleşme tarafları, alt hizmet sağlayıcıları ve veri erişimleri envanterle tamamlanacaktır.

Yurt dışına aktarım

Kurumsal posta kutusuna teslimat doğrulanmıştır. Alıcı adresinin kurumun kendi alan adında olması, verilerin hangi ülkelerde işlendiğini göstermez. Yandex, barındırma, yedekleme ve dış web hizmetleri için veri merkezi ülkeleri, uzaktan destek erişimleri ve alt sağlayıcılar henüz belgelenmemiştir.

Kurum, ülke ve alıcı bazında yurt dışına aktarım olup olmadığını ve varsa Kanun’un 9. maddesindeki dayanağı belgelemelidir. Düzenli form bildirimi sürekli bir işlemdir. Arızi aktarımlara özgü istisnalar bu akışın olağan dayanağı olarak kullanılamaz.

Saklama ve imha

Talebin sonuçlanması, devam eden bir hukuki yükümlülük veya hak arama ihtiyacı her kayıt türü için ayrı değerlendirilir. İşleme sebepleri ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonimleştirme yükümlülüğü doğar. CRM kaydı ile e-posta kopyası ayrı sistemlerdedir. Birinin silinmesi diğerini kendiliğinden kaldırmaz.

Teyit: CRM, posta kutusu, teknik kayıt ve yedekler için süreler, başlangıç olayları, imha yöntemi ve sorumlu birimler kurumun saklama ve imha çizelgesinden tamamlanacaktır.

Veri güvenliği

Site formlarında sunucu tarafında alan doğrulaması uygulanır. Başvuru ayrıntıları oturum ve yetki gerektiren CRM panelinden açılır. Kurumsal posta hizmetine bağlantıda TLS kullanılır. Bildirim gönderiminde hata olduğunda CRM kaydı korunur ve yetkili kullanıcı bildirimi yeniden gönderebilir. Kanun’un 12. maddesi uyarınca veri sorumlusu, hukuka aykırı işlemeyi ve erişimi önlemek ve verileri korumak için gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür. Posta kutusuna erişimi olan kişiler ile panel yetkilerinin kapsamı kurum tarafından ayrıca teyit edilmelidir.

İlgili kişinin hakları

Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak:

• Hakkınızda veri işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse buna ilişkin bilgi isteyebilirsiniz.
• İşleme amacını, verilerin bu amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını ve yurt içindeki veya dışındaki üçüncü kişi alıcıları öğrenebilirsiniz.
• Eksik veya hatalı verinin düzeltilmesini, m.7’deki koşullar oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz.
• Yalnızca otomatik analiz sonucunda aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz edebilir, hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Başvuru yolları

Talebinizi yazılı ve imzalı olarak veri sorumlusuna iletebilir veya daha önce kuruma bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e-posta adresinizden kurumsal adrese gönderebilirsiniz. Konu satırında “KVKK başvurusu” yazmanız ilgili kaydın bulunmasını kolaylaştırır.

Başvurunuzda adınız, soyadınız, yazılı başvuruda imzanız, T.C. vatandaşları için kimlik numarası, diğer kişiler için uyruğu ve pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligat adresi, varsa bildirim için e-posta, telefon ve faks ile talebinizin konusu yer almalıdır. Yalnızca talebinizle ilgili belgeleri ekleyin.

Tebliğde düzenlenen KEP, güvenli elektronik imza ve mobil imza yöntemleri de kullanılabilir. Başvuru niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlem ek maliyet gerektirirse Kurul tarifesindeki ücret uygulanabilir. Ret, yetersiz cevap veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kanun’un 14. maddesi uyarınca Kurula şikâyet hakkınız vardır. Teyit: Resmî tebligat adresi ve varsa KEP kanalı sicil bilgileriyle eşleştirilecektir.

Metnin güncellenmesi

Bu sürüm web formları ve bunlarla bağlantılı başvuru takibini kapsar. Kesin eğitim kaydı, personel veya öğrenci dosyaları için ayrıca değerlendirme gerekir. İşleme amacı ya da alıcılar değiştiğinde bu metin yeni işlem başlamadan önce gözden geçirilir. Onaylı sürümün yürürlük tarihi burada gösterilecektir.